Analisa Stakeholder dengan DARCI

Analisa Stakeholder dengan DARCI

Husein Indra Kusuma   

 

sumber: Google

[full-width]

Masih dalam series pembahasan manajemen proyek. Sebelumnya saya telah membahas mengenai belajar manajemen proyek secara singkat. Pada artikel sebelumnya saya sempat menyinggung perihal penggunaan framework DARCI untuk membuat analisis stakeholder.

Ketika saya memegang sebuah proyek, ada satu hal yang selalu saya perhatikan mengenai keterlibatan stakeholder dalam sebuah proyek. Perlunya mengidentifikasi stakeholder lebih awal sangat diperlukan. Manfaat utama dari proses ini adalah memungkinkan manajer proyek untuk meningkatkan dukungan dan meminimalkan masalah komunikasi dari para stakeholder dan secara signifikan meningkatkan peluang untuk mencapai keberhasilan proyek.

Ada dua framework yang saya pelajari diantaranya RACI dan DARCI. Namun saya saya akan menjelaskan mengenai DARCI. 

Apa itu DARCI?

DARCI adalah singkatan dari Decision-Maker, Accountable, Responsible, Consulted and Informed. Ada versi lain yang lebih ringkas yaitu RACI. Namun perbedaannya pada bagian Decision-Maker. 

Kenapa saya memilih DARCI?

Saya sendiri memilih framework ini untuk menangani proyek dengan ukuran besar dan setidaknya didalamnya ada 3 entitas di dalamnya. Jadi saya mengetahui siapa pemegang keputusan pada proyek yang sedang dijalankan. 

Selain itu, framework DARCI mempertegas peran yang terlibat dalam mengambil keputusan proyek. Apabila sejak awal pelaksanaan proyek kamu tidak mendefinisikan stakeholder yang terlibat, maka kemungkinan kamu akan menghadapi situasi berikut:

1. Stakeholder yang mendapatkan informasi yang bercampur-campur tidak sesuai porsinya.

2. Kamu akan menghabiskan banyak waktu ketika memberikan informasi kepada stakeholder yang terlibat.

3. Tidak efisien.

Menjalankan sebuah proyek, kita perlu kerja cerdas. - Anonim

Lebih jelasnya DARCI menawarkan beberapa keunggulan berikut:

1. Dengan cepat menjelaskan akuntabilitas untuk hampir semua aktivitas proyek

2. Memperjelas peran khusus untuk semua orang yang terlibat dalam proyek

3. Berbagi kesepahaman untuk menetapkan dan melacak akuntabilitas

4. Meningkatkan efisiensi 

5. Memperdalam kepercayaan dengan meningkatkan tindak lanjut

Bagaimana Cara Kerja DARCI?

Adapun cara kerjanya sebagai berikut:

[D] Decider/Delegator: Orang yang memegang kendali penuh atas sebuah keputusan atau juga hak veto atau juga bisa didelegasikan ke A. Atau juga semacam seorang pemimpin dari manajemen atau BOD.

[A] Accountable: Orang yang berperan penuh untuk menjadikan proyek menjadi nyata. Peran A juga perlu diberikan suara untuk mengambil keputusan namun lebih kepada pengaruh. Mungkin juga peran D untuk menjadi peran A, namun tidak boleh lebih dari satu.

[R] Responsible: Peran ini bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan pada proyek. Contoh: Engineer.

[C] Consulted: Peran ini akan selalu dimintai masukan dalam sebuah proyek atau aktivitas

[I] Informed: Peran ini perlu diberitahu perkembangan yang relevan terhadap proyek.

Belajar Manajemen Proyek Secara Singkat

Belajar Manajemen Proyek Secara Singkat

Husein Indra Kusuma   

Sumber: Google

[full-width]

Most of the organizations have a 70% of the project failure rate. (Source: 4PM) 

On average, one in six software development projects saw a budget overrun of 200 percent. (Source: Harvard Business Review)

Only 28% of the companies use project performance techniques. (Source: PMI, 2017) 

Only 2.5% of companies complete 100% of their projects in a successful manner. (Source: Gallup)

Ilmu manajemen proyek secara masif digunakan di berbagai macam sektor. Manajemen proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang menghasilkan sebuah output unik atau layanan.

“Expect the best, plan for the worst, and prepare to be surprised.” ~ Denis Waitley

Secara umum, manajemen proyek memiliki karakteristik titik awal dan titik akhir. Sebuah proyek dapat dicapai ketika telah mencapai titik objektifnya atau proyek akan dieliminasi ketika proyek tersebut dikatakan gagal atau tidak memenuhi ekspektasi. Selain itu, proyek memiliki tanggal awal, tanggal akhir, hasil yang diharapkan, dan sumber daya yang terbatas.

Terdapat 10 pengetahuan manajemen proyek yang perlu diperhatikan ketika memulai sebuah proyek seperti:

1. Integrasi

Proses yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi, mendefinisikan, mengkombinasi, rekonsiliasi, dan koordinasi dari banyak aktivitas proses dan aktivitas manajemen proyek dengan cara proses grup diskusi.

2. Sumber Daya Manusia

Proses yang dimana sebagai tempat mengelola dan mengorganisir sebuah tim proyek.

3. Scope

Proses yang dimana batasan proyek dikerjakan dan tidak dikerjakan sehingga dapat mencapai kesuksesan proyek.

4. Komunikasi

Proses komunikasi dibutuhkan untuk memastikan distribusi informasi dan persepsi antar stakeholder memiliki pemahaman yang sama terhadap proyek.

5. Kualitas

Proses dan aktivitas yang dilakukan organisasi untuk memastikan bahwa kualitas kebijakan, objektivitas, dan tanggung jawab sehingga proyek yang dikerjakan akan memuaskan dan tidak terhambat.

6. Waktu

Proses waktu yang dibutuhkan untuk mencapai kesuksesan sebuah proyek

7. Resiko

Proses yang yang berfokus terhadap perencanaan manajemen resiko proyek, identifikasi, analisa, respon, dan monitoring kontrol terhadap proyek.

8. Biaya

Proses yang dimana melibatkan perencanaan sebuah proyek, estimasi, penganggaran biaya, kontrol anggaran sehingga proyek dapat diselesaikan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.

9. Procurement

Proses yang dibutuhkan atau akuisisi terhadap produk, layanan, dan hasil yang dibutuhkan terhadap tim proyek untuk melakukan pekerjaan.

10. Stakeholder

Proses untuk mengidentifikasi orang, grup atau organisasi yang dapat berdampak atau pun terdampak oleh proyek yang dikerjakan. Pada tahap ini perlu dianalisa untuk meminimalisir dampak yang ditimbulkan terhadap stakeholder yang terlibat dengan mengembangkan strategi yang efektif. Adapun salah satu framework yang sering digunakan adalah framework DARCI(Decision-Maker, Accountable, Responsible, Consulted and Informed) yang akan saya jelaskan di artikel yang lain.

Proyek sendiri disusun dari sekumpulan proses. Proses-prosesnya secara umum terdiri dari dua kategori:

1. Proses berbasis manajemen proyek, yang saya jelaskan dalam artikel ini.

2. Proses berbasis produk. Proses ini lebih berkaitan dengan manajemen produk yang mana proses ini berperan dalam proses improvement sebuah produk.

Dalam manajemen proyek ada 3 hal yang diperhatikan untuk menjaga keseimbangan proyek yaitu On Time, On Budget, dan On Schedule. Sebagian besar manajer proyek menyingkatnya dengan otobos. Lalu bagaimana dengan proses dalam dalam manajemen proyek? 

Proses tahapan dalam mengembangkan proyek terdiri menjadi 5 fase. Adapun ke-5 fase tersebut diantaranya:

1. Inisiasi

Pada tahap ini, seorang manajer proyek perlu membuat project charter yang mana isinya sebuah kombinasi dari business case dan feasibility sebuah proyek. Dokumen ini akan memperjelas objektif sebuah proyek. Project charter terdiri dari:

1. Goal, visi, dan objektivitas dari proyek

2. Batasan proyek atau project scope

3. Hasil kerja atau deliverables, resiko proyek, skenario proyek, hingga jadwal implementasi

4. Manajemen stakeholder, dapat menggunakan DRI atau RACI atau DARCI. Saya sendiri lebih menyukai menggunakan DARCI karena sangat detail untuk menjelaskan stakeholder yang terlibat didalamnya.

5. Menyiapkan kick off meeting dengan stakeholder yang terlibat

2. Perencanaan

Pada tahap perencanaan seorang manajer proyek perlu menyiapkan jadwal implementasi secara detail, estimasi biaya yang telah disetujui bersama, dan menetapkan indikator kesuksesan dari sebuah proyek. Dan hasilnya adalah sebuah dokumen perencanaan proyek.

3. Eksekusi

Tahap ini merupakan tahap yang mudah, jika pada tahap inisiasi dan perencanaan telah dibuat. Seorang manajer proyek hanya perlu aktif melakukan komunikasi dengan stakeholder yang terlibat.

4. Monitoring dan kontrol 

Pada fase ini juga berjalan bersamaan dengan tahap eksekusi yang mana kita menjaga dan mengontrol aktivitas yang telah disetujui. Apakah dalam eksekusi terdapat perubahan/ change request juga perlu diperhatikan. Jika deliverables dalam bentuk  dokumen user acceptance test, maka manajer proyek perlu menyiapkan dokumen user acceptance test untuk dapat menutup sebuah proyek.

5. Penutupan

Pada tahap ini seorang manajer proyek menutup aktivitasnya dengan menunjukan hasil kepada stakeholder yang terlibat.

Adapun tahapan-tahapan ini dibeberapa kasus dipadatkan seperti pada proses inisiasi dan perencanaan dan eksekusi dengan monitoring dan kontrol digabung dalam satu jangka waktu. Penerapan tahapan inipun bisa dapat berbeda pada ukuran setiap proyek, dari proyek kecil hingga besar. Dalam proyek yang ukurannya besar, biasanya dibagi menjadi beberapa fase untuk mempermudah dalam pengerjaan proyek.